Pokud si chcete zajistit čistá data, je vhodné používat rozevírací seznamy s předem definovanými hodnotami. Uživatelé pak mohou vybírat pouze z nich. Výhodou je, že takto se vyhnete různým překlepům, nepřiměřeně dlouhým textům, nebo nesmyslným hodnotám. Rozevírací seznamy používám v okamžiku, kdy potřebuji aby mí kolegové vyplňovali údaje v tabulkách a dokážu je předem nadefinovat. Například pokud jde o region, nebo oddělení.
Určete hodnoty pro seznam
V prvé řadě si vytvořte seznam hodnot, které chcete mít v seznamu zahrnuté. Doporučuji je seřadit podle abecedy, případně jinak podle vámi používané logiky (např. nejčastější), aby se v nich ostatním dobře hledalo. Seznam si vytvořte jen sepsáním hodnot pod sebe. Osvědčilo se mít zahrnuté seznamy ve zvláštním listu, který si pojmenovávám třeba jako Mapping.
Nebo, pokud je nechávám na stejné stránce, jako jsou buňky, do kterých se hodnota doplňuje, formátuji je například na světle šedý odstín písma. Tak se mi nestane, že bych je omylem smazala a současně nenarušují celkový vzhled reportu. Na příkladu níže tvoří můj seznam názvy měst.
Přidání seznamu do Ověření dat
V okamžiku, kdy máte vytvořený seznam, potřebujete jej přidat do ověření dat pro určitou buňku. Na buňku si tedy klepněte, v mém příkladu na obrázku výše je to buňka D2. Na kartě Data si vyberte v Datových nástrojích ikonu Ověření dat a vyberte první možnost.
Nyní vyberte možnost ověření pomocí Seznamu a vyberte buňky, které obsahují váš seznam (v mém příkladu je to A2:A11). Zaškrtnuté byste měli mít Rozevírací seznam v buňce a Přeskakovat prázdné buňky. Potvrďte pomocí tlačítka OK.
Vaši buňku nyní nebude možné přepsat jinou hodnotou, než která je uložena v seznamu. Pokud byste to zkoušeli, mělo by se objevit toto chybové oznámení.
Používáte rozevírací seznamy? Jak se vám osvědčily? Máte své vlastní triky, jak je použít? Napište mi do komentářů.
