Pracujete s daty? A používáte k tomu Excel? Tady je pět funkcí, které byste měli znát. Zjednoduší vám totiž každodenní práci.
Funkce SVYHLEDAT
Kdy ji používat? Pokud potřebujete přiřadit hodnoty ze dvou sloupců k sobě. Ať už jsou ty sloupce v jednom listu, sešitu nebo různých souborech. Například pokud máte v jednom sloupci údaje o městě a jeho číselné označení a v jiném souboru pak máte právě ono číselné označení a počet obyvatel. A rádi byste viděli vedle sebe jak jméno, tak právě onen počet obyvatel. Pomocí SVYHLEDAT dokážete přes číselné označení vyhledat požadovanou hodnotu.
Logika funkce je následující:
- Co budu hledat v druhé tabulce?
- Kde to mám hledat?
- Který sloupec obsahuje žádanou hodnotu?
- Chceš přesnou, nebo přibližnou hodnotu?
V tomto příkladu hledám číslo 2 (buňka A3) v tabulce v buňkách D2:E11 (používám fixaci buněk pomocí $). Počet obyvatel je pak ve druhém sloupci. A protože chci přesnou hodnotu pro Brno, vybírám poslední argument NEPRAVDA.
V praxi jsem nikdy nepoužila argument PRAVDA pro přibližnou shodu. Pokud byste hledali přibližnou hodnotu, tak byste jej měli použít a v tom případě musíte mít data v druhé tabulce seřazena vzestupně. Pokud používáte argument NEPRAVDA, data řadit nemusíte.
Funkce SUMIF
SUMIF je funkcí, kterou použijete, pokud chcete sčítat hodnoty ve sloupci při splnění určité podmínky. Ta může být definována různě. V příkladu níže sčítám počty obyvatel podle historické země. SUMIF použijete například také, pokud chcete sčítat částky za určité období, třeba za rok nebo měsíc, nebo si stanovíte podmínku pomocí operátorů větší, menší, rovná se apod.
Logika funkce je následující:
- Kde mám hledat?
- Co mám hledat?
- Když to najdu, co mám sčítat?
Ve sloupci, kde mám zapsané historické země (A2:A11), hledám hodnotu z buňky A13 a chci sčítat hodnoty v buňkách C2:C11. Funkce projde všechny buňky v oblasti a pokud narazí na zadané kritérium, přičte hodnotu z oblasti součtu.
Funkce SUMIFS
Pokud potřebujete přidat více než jednu podmínku pro sčítání hodnot, pak zvolíte funkci SUMIFS. Ta se od SUMIF liší nejen možností většího počtu podmínek, ale také trochu logikou. Oproti té předchozí určujeme na začátku co budeme sčítat a následně stanovujeme podmínky, podle kterých chceme sčítat.
Logika funkce je následující:
- Co mám sčítat?
- V jaké oblasti hledám první podmínku?
- Jaká je to podmínka?
- V jaké oblasti hledám druhou podmínku?
- Jaká je to podmínka?
Jako první je potřeba označit oblast, ve které se budou hodnoty sčítat. Následně se zadávají oblasti kritérií (Země) a kritérium samotné je v buňce A13. Druhou podmínkou je počet obyvatel větší než 100 000. Tuto podmínku bude funkce ověřovat v buňkách C2:C11 a kritérium je zapsané jako podmínka.
V příkladu mám uvedeny pouze dvě podmínky, ale klidně jich do vzorce zadejte více.
Funkce COUNTIF
Funkci COUNTIF použijete v okamžiku kdy vás zajímá výskyt, počet určité hodnoty v zadaném sloupci/rozmezí určeném buňkami. V určitém smyslu je logika této funkce podobná SUMIF, jen zde není žádná oblast součtu. A pozor na to, kterou funkci chcete použít. Někdy vás mohou zmást svým použitím.
Logika funkce je následující:
- Kde to mám hledat?
- Co mám hledat?
V tomto příkladu hledám v buňkách A2:A11 výskyt podle buňky A13, Čechy. Toto slovo se vyskytuje sedmkrát, pro Moravu je to pak dvakrát a pro Slezsko jedenkrát.
Funkce COUNTIFS
Když máte podmínek pro sčítání výskytu více, nestačí vám jen COUNTIF, ale musíte funkci rozšířit ještě o další kritéria. Stejně jako u SUMIFS nám písmeno „S“ na konci říká, že je podmínek více. Logika je ale stejná jako u jedné podmínky. Vždy se vyznačí oblast a kritérium a mohou se zapisovat za sebe.
Logika funkce je následující:
- Kde to mám hledat?
- Co mám hledat?
- Kde to mám hledat?
- Co mám hledat?
V tomto příkladu je první podmínkou výskyt buňky A13 v oblasti A2:A11 a tou druhou hodnota větší než 100 000 v buňkách C2:C11. Výsledek 3 mi říká, že tuto podmínku splňují tři města – Praha, Plzeň a Liberec.
Používáte tyto funkce? A nebo s nimi zápasíte? Máte k nim otázku? Napište mi dolů do komentářů.
